회의록이란 회의 내용의 기록과 구성원과이 공유 그리고 구성원들의 실행에 목적이 있다고 볼수 있습니다. 각각의 기관마다 회의록의 양식과 방식은 다를지라도 회의록의 목적이 공유에 있고 회의에 참석하지 않는 구성원이 내용을 보더라도 쉽고 간결하게 표현해야 함은 공통된 사항일 것입니다. 그럼 회의록 작성방법과 일반적으로 많이 쓰이는 양식을 hwp 한글, 워드, 엑셀 파일로 업로드 해드리니 필요하신 분께서는 무료로 받아가시길 바랍니다.
회의록
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회의록 작성방법
1. 사전 준비사항 :
안건, 이전회의록 및 관련문서 등 필요한 자료수집을 합니다. 그리고 회의의 목적과 안건을 숙지합니다.
2. 형식 및 구조 :
날짜, 시간, 회의장소, 참석자, 제목 지정등 회의록에 대한 표준 형식을 작성합니다. 회의때마다 일관된 형식을 사용하여 과거 회의록을 쉽게 비교하고 참조할 수 도 있습니다.
3. 참석자 :
역할 또는 제목을 포함하여 모든 참가자의 이름을 기록하고 참석하지 않은 구성원 또한 기록하고 부재중인 경우 불참 사유를 기록해둡니다.
4. 회의 발의자와 지시사항 :
회의가 공식적으로 언제 시작되었고 누가 지시했는지 기록해둡니다.
5. 이전 회의록 승인 :
해당되는 경우, 이전 회의록에 대한 수정 또는 수정사항을 문서화하고 승인내용을 기록해야 합니다.
6. 의제 :
회의중에 논의된 각 안건을 기록하고 각 항목에 대한 논의, 중점 사항 및 결정 사항을 정리합니다. 요점과 실행 항목을 중심으로 명확하고 간결하게 정리합니다. 논의된 모든 관련문서를 포함해야 합니다.
7. 실행항목 :
실행항목에 대한 섹션을 별도로 만들고 조치, 책임 담당자, 기한 등을 명시합니다. 마감일과 후속 조치등을 기록해둡니다.
8. 의사결정 및 결의 사항
회의중 결정된 사항을 표시합니다.
9. 책임
위임된 일에 대한 역할 분배와 책임등을 기록합니다.
10. 토론
토론중 추가적인 주제나 의견을 기록합니다.
11. 추후 미팅
추후 미팅 날짜, 시간, 장소에 대한 정보와, 안건등을 기록해둡니다.
12. 검토 및 교정
회의로 내용과 형식에 대한 검토를 합니다.
13. 회의록 배포
회의 이후 참석자, 미참석자 포함 조직 관련자들에게 모두 배포합니다.
14. 후속 조치
이행 항목들의 이행 여부를 수시로 확인하고 이행 여부를 업데이트합니다.
15. 기록 유지 관리
체계적으로 정보를 저장하고 관리합니다.